Een goede voorbereiding is het halve werk, vooral als het om een vergadering gaat. Of je nu een kleine teammeeting plant of een uitgebreide strategiebijeenkomst, een zorgvuldige voorbereiding zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt. Bij Nuwenhuys begrijpen we hoe belangrijk een goed georganiseerde vergadering is en daarom helpen we je graag verder met dit artikel waarin we je tips geven voor een goede voorbereding van je vergadering.
In deze eerste stap bepaal je doel, werkvormen en de leiding daarvan, zaalopstelling en tijdsindeling. We lichten dit graag verder toe:
Het eerste wat je doet bij het plannen van een vergadering, is het vaststellen van het doel. Waarom kom je samen? Welke resultaten wil je aan het einde van de vergadering bereiken? Gaat het om informatie-uitwisseling of om ideevorming? Of zijn er meningsverschillen die uitgesproken moeten worden?
Als je de vergaderdoelen helder hebt, bedenk je welke werkvormen je gaan helpen om die doelen te bereiken. Bij elk vergaderdoel past een effectieve werkvorm. Je bepaalt ook wie de verschillende werkvormen faciliteert of leidt. Maak je gebruik van een externe facilitator of trainer, zorg er dan voor dat deze externe facilitator of trainer vooraf contact heeft met de locatie zodat hij of zij goed geïnformeerd is over de mogelijkheden die de locatie te bieden heeft.
Bij elke werkvorm hoort ook een specifieke zaalopstelling. Er is zoveel meer mogelijk dan alleen met elkaar om de tafel zitten. Je kunt op internet veel inspiratie vinden voor effectieve werkvormen en zaalopstellingen voor je vergadering, afhankelijk van het doel dat je wil bereiken.
Tot slot deel je de vergadering in, in tijdsblokken en op basis daarvan stel je de agenda op. Zo weet iedereen hoe de vergaring eruit gaat zien en gebruik je de tijd zo efficiënt mogelijk.
De locatie van een vergadering heeft grote invloed op het resultaat van de vergadering. Een inspirerende, rustige en groene omgeving, zoals die van Nuwenhuys in het prachtige Markdal, helpt om mensen te aarden, stimuleert onderling vertrouwen en bevordert creativiteit en samenwerking.
Een ruimte die flexibel in te delen is, met verplaatsbare stoelen en tafels heeft de voorkeur omdat je daarmee de zaal kunt inrichten passend bij de door jou gekozen werkvormen. De vergaderruimte van Nuwenhuys is geschikt voor diverse groepsgroottes (tot 40 personen), kan compleet naar jouw wens ingericht worden en is uitgerust met moderne faciliteiten zodat je je volledig kunt concentreren op de inhoud van je vergadering.
Een goede vergaderlocatie biedt ook de mogelijkheid om even naar buiten te gaan om frisse energie op te doen. Bij Nuwenhuys kun je zowel op het landgoed als daarbuiten een heerlijke wandeling maken. Je kunt als break-out activiteit ook leuke teamspellen buiten doen.
Een goede vergaderruimte zorgt ervoor dat de versnaperingen bijdragen aan het succes van de vergadering. Vers gemaakte versnaperingen, zoals bij Nuwenhuys het geval is, met gezonde ingrediënten, die de energielevels een boost geven hebben de voorkeur. Bij Nuwenhuys gebruiken we zoveel mogelijk producten afkomstig van ons eigen land.
Door te kiezen voor een vergaderlocatie die maatschappelijke betrokkenheid en duurzaamheid omarmt, voeg je extra inspiratie aan de vergadering toe. Op Landgoed Nuwenhuys combineer je vergaderen met het maken van Social Impact. Door te vergaderen op Nuwenhuys maak je de intensieve begeleiding van mensen met een beperking mogelijk.
Het succes van een vergadering hangt ook af van hoe goed de deelnemers zijn voorbereid. Zorg ervoor dat iedereen van tevoren de agenda en eventuele voorbereidende documenten ontvangt. Dit geeft hen de kans om zich in te lezen en actief deel te nemen aan de vergadering. Overweeg om voor de meeting een opstart activiteit te organiseren, zoals een wandeling door de natuur of korte brainstorm, zodat iedereen in de juiste mindset komt. Dit soort activiteiten bevorderen niet alleen de focus, maar versterken ook de teamdynamiek.
Het hebben van de juiste faciliteiten is cruciaal voor een vlotte vergadering. Denk hierbij aan audiovisuele apparatuur, comfortabele zitplaatsen en een goede internetverbinding. Bij Nuwenhuys zorgen wij ervoor dat alles tot in de puntjes is geregeld, van technische ondersteuning tot aan catering op maat. Onze vergaderlocatie biedt alles wat je nodig hebt voor een succesvolle vergadering, of je nu een presentatie geeft, gaat brainstormen of in kleinere groepen wil werken.
Een vergadering is succesvol wanneer de resultaten behaald zijn en er concrete vervolgacties uit voortkomen. Reserveer aan het einde van de vergadering tijd om de belangrijkste punten samen te vatten en vervolgacties toe te wijzen. Sluit de vergadering af met een reflectie op hoe de deelnemers de vergadering hebben ervaren.
Het voorbereiden van een vergadering vereist aandacht voor detail. Van het vaststellen van het doel tot het kiezen van de juiste vergaderlocatie en het zorgen voor de juiste zaalopstelling. Bij Nuwenhuys begrijpen we dit. We bieden je een omgeving waarin je in alle rust jouw vergadering kunt houden. De rustige en inspirerende vergaderlocatie, gecombineerd met uitstekende faciliteiten en ondersteuning, maken van Nuwenhuys de perfecte plek voor jouw volgende bijeenkomst.
Wil je meer weten over onze vergadermogelijkheden? Neem contact met ons op en ontdek hoe wij jouw vergadering naar een hoger niveau kunnen tillen!
